Willkommen bei Formsache

Schön, dass ihr euch für Formsache entschieden habt. In dieser Anleitung zeigen wir euch, wie ihr in wenigen Minuten euer Konto einrichtet, euren Verein anlegt und das erste Formular digitalisiert. Kein technisches Vorwissen nötig –versprochen.

Schritt 1: Konto erstellen

Auf der Registrierungsseite gebt ihr euren Namen, den Vereinsnamen und eure E-Mail-Adresse ein. Formsache arbeitet mit Magic Links –das bedeutet: Kein Passwort merken. Nach der Registrierung erhaltet ihr eine E-Mail mit einem persönlichen Login-Link. Ein Klick genügt und ihr seid eingeloggt.

Tipp: Der Magic Link ist 15 Minuten gültig. Schaut auch im Spam-Ordner nach, falls die E-Mail nicht sofort ankommt.

Später könnt ihr zusätzlich einen Passkey einrichten (z. B. Fingerabdruck oder Face ID), um euch noch schneller anzumelden –ganz ohne E-Mail.

Schritt 2: Verein einrichten

Nach dem ersten Login landet ihr im Dashboard. Hier gebt ihr die Grunddaten eures Vereins ein:

  • Vereinsname –so wie er offiziell heißt
  • Abteilungen –z. B. Fußball, Tennis, Turnen (könnt ihr jederzeit ergänzen)
  • Logo (optional) –wird auf euren digitalen Formularen angezeigt

Die Abteilungen helfen später dabei, Formulare gezielt an die richtigen Mitglieder zu senden und Zugriffsrechte zu steuern.

Schritt 3: Erstes Formular hochladen

Navigiert zum Bereich Formulare und klickt auf Neues Formular. Ihr habt drei Möglichkeiten:

  1. Ausfüllbares PDF hochladen –Felder werden automatisch erkannt, die KI hilft beim Benennen und Zuordnen
  2. PDF erst ausfüllbar machen –mit dem kostenlosen PDF Builder Felder per Drag & Drop platzieren

Nach dem Upload seht ihr eine Vorschau mit den erkannten Feldern. Prüft die Zuordnung, passt bei Bedarf Feldnamen und -typen an und klickt auf Veröffentlichen.

Hinweis: Detaillierte Infos zu allen Upload-Methoden findet ihr im Artikel Formulare hochladen und digitalisieren.

Schritt 4: Formular an Mitglieder senden

Euer Formular ist veröffentlicht –jetzt muss es nur noch zu den Mitgliedern. Dafür erstellt ihr einen Formularlauf:

  1. Wählt das Formular aus
  2. Fügt Empfänger hinzu (einzeln oder per CSV-Import)
  3. Klickt auf Versenden

Jedes Mitglied erhält eine E-Mail mit einem persönlichen Link. Dort kann es das Formular direkt am Handy, Tablet oder PC ausfüllen und unterschreiben –kein Drucken, kein Scannen.

Nächste Schritte

Ihr habt euer erstes Formular verschickt –großartig! Hier ein paar Themen, mit denen ihr Formsache noch besser nutzen könnt: