Abteilungen und Rollen
Vereinsstruktur in Formsache
Die meisten Vereine sind in Abteilungen organisiert – Fußball, Handball, Turnen, Jugend. In Formsache könnt ihr diese Struktur digital abbilden, damit Formulare gezielt versendet und Zugriffsrechte sinnvoll verteilt werden können.
Das Grundprinzip: Jede Person im Verein hat eine Rolle, und jede Rolle hat definierte Rechte. So stellt ihr sicher, dass der Handball-Abteilungsleiter nur die Formulare seiner Abteilung sieht – und nicht die des gesamten Vereins.
Abteilungen anlegen und verwalten
Abteilungen verwaltet ihr unter Einstellungen → Tab Abteilungen.
[Screenshot von den Abteilungs-Einstellungen mit der Liste Verein/Fußball/Handball]
Neue Abteilung anlegen:
- Gebt den Namen in das Textfeld ein (z.B. "Turnen")
- Klickt auf Hinzufügen
Die Abteilung erscheint sofort in der Liste. Mit den Pfeilen links könnt ihr die Reihenfolge ändern – diese Reihenfolge bestimmt auch die Sortierung im Formular-Portal. Über Bearbeiten könnt ihr den Namen ändern und der Abteilung einen Ansprechpartner zuweisen (Name, E-Mail, Telefon) – diese Infos werden im Portal neben der Abteilung angezeigt.
Tipp: Erstellt eine Abteilung "Verein" für vereinsweite Formulare wie den Aufnahmeantrag oder das SEPA-Mandat. Sportarten-spezifische Formulare wie Passanträge ordnet ihr der jeweiligen Abteilung zu.
Rollen und Rechte
Formsache kennt fünf Rollen mit unterschiedlichen Berechtigungen:
Admin
- Vollzugriff auf alle Bereiche und alle Abteilungen
- Kann Benutzer einladen und Rollen zuweisen
- Kann Vereinseinstellungen ändern (Logo, Stempel, Abteilungen, Portal, Abrechnung)
- Kann Gegenzeichnungen für alle Formulare vornehmen
- Typisch für: 1. Vorsitzender, Geschäftsführer, IT-Verantwortlicher
Manager
- Kann Formulare erstellen, bearbeiten und versenden
- Kann Formularläufe und Listen verwalten
- Kann Gegenzeichnungen vornehmen
- Kein Zugriff auf Vereinseinstellungen oder Benutzerverwaltung
- Typisch für: Geschäftsstellenleiter, Vorstandsmitglied mit Verwaltungsaufgaben
Abteilung
- Kann Formulare der eigenen Abteilung verwalten und versenden
- Kann Formularläufe und Listen der eigenen Abteilung sehen
- Kann Gegenzeichnungen für die eigene Abteilung vornehmen
- Typisch für: Spartenleiter, Abteilungsvorsitzender
Trainer
- Kann Formularläufe der eigenen Abteilung einsehen
- Kann Formulare an Mitglieder der eigenen Abteilung senden
- Kann Gegenzeichnungen vornehmen, wenn im Workflow vorgesehen
- Kann keine Formulare erstellen oder bearbeiten
- Typisch für: Trainer, Übungsleiter, Betreuer
Betrachter
- Kann Vorgänge und Formulare einsehen (nur lesen)
- Kann keine Änderungen vornehmen
- Typisch für: Kassenwart (zur Übersicht), Beisitzer
Wer sieht was?
| Aktion | Admin | Manager | Abteilung | Trainer | Betrachter |
|---|---|---|---|---|---|
| Formulare erstellen | Alle | Alle | Eigene Abt. | Nein | Nein |
| Formulare versenden | Alle | Alle | Eigene Abt. | Eigene Abt. | Nein |
| Vorgänge sehen | Alle | Alle | Eigene Abt. | Eigene Abt. | Ja (lesen) |
| Gegenzeichnen | Alle | Alle | Eigene Abt. | Wenn zugewiesen | Nein |
| Listen erstellen | Alle | Alle | Eigene Abt. | Eigene Abt. | Nein |
| Benutzer einladen | Ja | Nein | Nein | Nein | Nein |
| Einstellungen | Ja | Nein | Nein | Nein | Nein |
Benutzer einladen
Neue Benutzer könnt ihr als Admin unter Einstellungen → Tab Benutzer einladen:
[Screenshot von der Benutzer-Verwaltung mit Einladungsformular]
- Gebt die E-Mail-Adresse ein
- Wählt die Rolle aus dem Dropdown (Admin, Manager, Abteilung, Trainer, Betrachter)
- Klickt auf Einladen
Der eingeladene Benutzer erhält einen Magic Link per E-Mail – ein Klick genügt, kein Passwort nötig. Nach dem Login hat er sofort Zugriff entsprechend seiner Rolle.
Gegenzeichnungs-Berechtigung
In der Benutzer-Tabelle seht ihr pro Benutzer eine Spalte Gegenzeichnung. Hier könnt ihr festlegen, ob ein Benutzer berechtigt ist, Formulare gegenzuzeichnen – unabhängig von seiner Rolle. Das ist praktisch, wenn z.B. ein bestimmter Abteilungsleiter Passanträge unterschreiben darf, andere aber nicht.
Rolle ändern oder Benutzer entfernen
Rollen könnt ihr direkt in der Tabelle über das Dropdown ändern. Zum Entfernen klickt auf den Entfernen-Button. Der Benutzer verliert sofort den Zugriff.
Hinweis: Der ursprüngliche Admin (der den Verein erstellt hat) kann nicht entfernt werden und seine Rolle kann nicht geändert werden.
Best Practices
- Wenige Admins: 2–3 Personen aus dem Vorstand. Mehr Admins bedeuten mehr Risiko für versehentliche Änderungen
- Manager für die Geschäftsstelle: Wer regelmäßig Formulare erstellt und versendet, braucht die Manager-Rolle
- Abteilungsleiter als Hauptnutzer: Sie kennen ihre Abteilung am besten und kümmern sich um die Formulare ihrer Sparte
- Trainer gezielt einsetzen: Trainer brauchen meist nur Zugriff auf bestehende Formularläufe – nicht die Möglichkeit, neue Formulare zu erstellen
- Regelmäßig aufräumen: Wenn jemand aufhört, entfernt den Zugang zeitnah