Was ist ein Formularlauf?

Ein Formularlauf ist eine Versandaktion: Ihr wählt ein Formular, legt die Empfänger fest und versendet es –vorausgefüllt mit den Daten jedes Empfängers. Jedes Mitglied erhält einen persönlichen Link, über den es das Formular prüfen, ausfüllen und unterschreiben kann.

Beispiel: Einverständniserklärung fürs Jugend-Trainingslager –Formular mit dem Namen jedes Kindes vorausfüllen, an die Eltern schicken, live sehen wer schon unterschrieben hat.

Ihr behaltet den Überblick über alle Rückläufe: Wer hat schon ausgefüllt? Wer fehlt noch? Alles auf einen Blick.

Formularlauf erstellen

So startet ihr einen neuen Formularlauf:

  1. Navigiert zu Formularläufe im Hauptmenü
  2. Klickt auf Neuer Formularlauf
  3. Formular wählen –wählt aus euren veröffentlichten Formularen
  4. Empfänger festlegen –einzeln hinzufügen oder per CSV importieren
  5. E-Mail anpassen (optional) –Betreff und Begleittext individualisieren
  6. Erinnerungen konfigurieren (optional) –automatische Nachfass-E-Mails
  7. Formularlauf starten

Mitglieder per CSV importieren

Für größere Versandaktionen könnt ihr Empfänger per CSV-Datei (z.B. aus Excel) importieren. Das spart enorm viel Zeit, besonders bei wiederkehrenden Formularen –z.B. Einverständniserklärungen für die nächste Saison.

CSV-Format: Die Datei muss folgende Spalten enthalten (Reihenfolge flexibel):

  • name –Vor- und Nachname des Mitglieds
  • email –E-Mail-Adresse

Optional könnt ihr weitere Spalten hinzufügen, die als Vorbefüllung verwendet werden:

  • vorname, nachname –werden in die entsprechenden Formularfelder eingetragen
  • geburtsdatum –im Format TT.MM.JJJJ
  • abteilung –wird im Abteilungsfeld vorausgewählt
  • Beliebige weitere Spalten, sofern die Spaltennamen den Feldnamen im Formular entsprechen

Tipp: Exportiert eure Mitgliederliste aus eurer Vereinsverwaltungssoftware als CSV. Die meisten Programme (WISO Mein Verein, SportMember, etc.) bieten diese Funktion an.

Individuelle Vorbefüllung

Die Vorbefüllung ist eines der mächtigsten Features von Formsache. Statt leere Formulare zu versenden, könnt ihr bereits bekannte Daten vorausfüllen:

  • Name und Adresse des Mitglieds
  • Mitgliedsnummer
  • Aktuelle Abteilung
  • Geburtsdatum
  • Beitragsinformationen

Das Mitglied sieht beim Öffnen des Formulars bereits seine Daten und muss nur noch prüfen, gegebenenfalls korrigieren und unterschreiben. Das reduziert Fehler und erhöht die Rücklaufquote deutlich.

So funktioniert die Vorbefüllung:

  1. Stellt sicher, dass die Formularfelder sprechende Namen haben (z. B. "vorname", "nachname", "email")
  2. Nutzt die gleichen Namen als Spaltenköpfe in eurer CSV-Datei
  3. Beim Import werden die Werte automatisch den passenden Feldern zugeordnet

Versand starten

Wenn alles konfiguriert ist, klickt auf Formularlauf starten. Formsache versendet die E-Mails in Wellen, um eine zuverlässige Zustellung zu gewährleisten:

  • Bis 50 Empfänger: Sofortiger Versand
  • 50-200 Empfänger: Versand innerhalb von 10 Minuten
  • 200+ Empfänger: Versand innerhalb von 30 Minuten

Jede E-Mail enthält einen eindeutigen, persönlichen Link. Dieser Link ist nur für das jeweilige Mitglied gültig und führt direkt zum vorausgefüllten Formular.

Fortschritt und Status verfolgen

Im Dashboard des Formularlaufs seht ihr in Echtzeit:

  • Gesamtfortschritt –Balkendiagramm mit Prozentanzeige
  • Status pro Mitglied:
    • Gesendet –E-Mail wurde zugestellt
    • Geöffnet –Mitglied hat den Link geklickt
    • Ausgefüllt –Formular wurde abgeschickt
    • Genehmigt –alle Unterschriften/Genehmigungen liegen vor
    • Abgelehnt –eine Genehmigung wurde abgelehnt
  • Zeitleiste –wann wurden die letzten Formulare eingereicht?

Ihr könnt die Ansicht nach Status filtern, um schnell zu sehen, bei wem noch Formulare ausstehen.

Automatische Erinnerungen konfigurieren

Nicht jedes Mitglied reagiert auf die erste E-Mail. Deshalb bietet Formsache automatische Erinnerungen:

  1. Im Formularlauf auf Erinnerungen klicken
  2. Zeitpunkt festlegen –z. B. 3 Tage, 7 Tage oder 14 Tage nach dem ersten Versand
  3. Maximalanzahl festlegen –z. B. höchstens 3 Erinnerungen
  4. Betreff/Text anpassen (optional) –individuelle Erinnerungstexte

Erinnerungen werden nur an Mitglieder gesendet, die noch nicht ausgefüllt haben. Wer sein Formular bereits eingereicht hat, wird nicht mehr belästigt.

Tipp: Die Kombination aus einer Erinnerung nach 3 Tagen und einer nach 7 Tagen liefert erfahrungsgemäß die besten Rücklaufquoten. Mehr als 3 Erinnerungen empfehlen wir nicht.

Excel-Export der Ergebnisse

Wenn der Formularlauf abgeschlossen ist (oder auch zwischendurch), könnt ihr alle Ergebnisse als Excel-Datei (.xlsx) exportieren:

  1. Öffnet den Formularlauf
  2. Klickt auf Export und dann auf Excel herunterladen
  3. Die Datei enthält eine Zeile pro Mitglied mit allen Formularfeldern als Spalten

Zusätzlich zum Excel-Export könnt ihr auch die ausgefüllten PDFs herunterladen –einzeln oder als ZIP-Archiv mit allen Formularen des Laufs. Jedes PDF enthält die eingetragenen Daten und die Unterschriften, genau so wie es das Mitglied ausgefüllt hat.