Was ist ein ausfüllbares PDF?

Ein ausfüllbares PDF enthält digitale Formularfelder –Textfelder, Checkboxen, Dropdowns, Unterschriftsfelder. Ihr erkennt sie daran, dass ihr in einem PDF-Reader direkt in die Felder klicken und tippen könnt.

Im Gegensatz dazu sind viele Vereinsformulare einfach nur "flache" PDFs –z.B. eine Word-Datei die als PDF gespeichert wurde. Diese sehen zwar aus wie ein Formular, haben aber keine digitalen Felder.

Formsache braucht ausfüllbare PDFs. Keine Sorge –falls euer Formular noch nicht ausfüllbar ist, könnt ihr es mit dem kostenlosen PDF Builder in wenigen Minuten umwandeln.

Ausfüllbares PDF hochladen

Wenn euer PDF bereits digitale Formularfelder enthält –z.B. weil es mit Adobe Acrobat, dem PDF Builder oder einem anderen Formular-Editor erstellt wurde –erkennt Formsache diese automatisch. Feldnamen, Feldtypen und Positionen werden übernommen.

So funktioniert's:

  1. Klickt auf Formulare und dann Neues Formular
  2. Zieht eure PDF-Datei in den Upload-Bereich oder wählt sie aus
  3. Formsache erkennt die vorhandenen Felder und zeigt eine Vorschau
  4. Prüft die Zuordnung und passt Feldnamen bei Bedarf an
  5. Klickt auf Veröffentlichen

Tipp: Die besten Ergebnisse bekommt ihr mit PDFs aus dem PDF Builder, weil die Feldpositionen und -typen dort bereits sauber definiert sind.

KI-Unterstützung beim Einrichten

Nach dem Upload hilft euch die KI beim Einrichten eures Formulars:

  • Feldnamen automatisch benennen –statt kryptischer Namen wie "Feld_1" erkennt die KI z.B. "Vorname" oder "Geburtsdatum"
  • Feldtypen zuordnen –Text, Datum, E-Mail, Unterschrift usw.
  • Ausfüller festlegen –die KI schlägt vor, welches Feld vom Mitglied, von den Eltern oder vom Verein ausgefüllt wird
  • Pflichtfelder erkennen –Felder die ausgefüllt werden müssen

Ihr könnt alle KI-Vorschläge prüfen und anpassen bevor ihr das Formular veröffentlicht.

PDF noch nicht ausfüllbar? PDF Builder nutzen

Falls euer Formular ein einfaches PDF ohne digitale Felder ist –z.B. ein Passantrag aus Word oder ein eingescannter Mitgliedsantrag –braucht ihr den PDF Builder:

  1. Öffnet den PDF Builder (kostenlos, im Browser)
  2. Ladet euer PDF hoch
  3. Platziert Formularfelder per Drag & Drop: Textfelder, Checkboxen, Unterschriftsfelder usw.
  4. Speichert als ausfüllbares PDF
  5. Ladet das ausfüllbare PDF in Formsache hoch

Tipp: Den PDF Builder müsst ihr nur einmal pro Formular verwenden. Sobald euer PDF ausfüllbar ist, könnt ihr es in Formsache beliebig oft versenden.

Felder nachbearbeiten und anpassen

Nach dem Upload könnt ihr jedes Feld individuell anpassen:

  • Feldname ändern –z.B. von "Feld_1" zu "Vorname"
  • Feldtyp ändern –Text, Zahl, Datum, E-Mail, Checkbox, Dropdown, Unterschrift
  • Pflichtfeld aktivieren –Felder, die ausgefüllt werden müssen
  • Ausfüller festlegen –Mitglied, Erziehungsberechtigte oder Verein
  • Felder hinzufügen/löschen –falls etwas fehlt oder zu viel ist

Formular testen und veröffentlichen

Bevor ihr ein Formular an Mitglieder sendet, könnt ihr es im Vorschau-Modus testen:

  1. Klickt auf Vorschau in der Formular-Bearbeitung
  2. Füllt das Formular testweise aus –genau wie es eure Mitglieder später sehen
  3. Prüft, ob alle Felder korrekt funktionieren
  4. Wenn alles passt: Klickt auf Veröffentlichen

Ein veröffentlichtes Formular kann jederzeit bearbeitet werden. Bereits laufende Versandaktionen sind davon nicht betroffen.