Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen oder unsere SaaS-Plattform "Formsache" nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer nachfolgend aufgeführten Datenschutzerklärung.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber:

Manuel Hilgert Birkenstr. 3 85414 Kirchdorf an der Amper E-Mail: manuel@fs-sys.de

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen, z. B. durch Eingabe in ein Kontaktformular oder bei der Registrierung für unsere Plattform. Andere Daten werden automatisch oder nach Ihrer Einwilligung beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs).

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website und der Plattform sicherzustellen. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Außerdem haben Sie das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden.

2. Hosting

Unsere Website und die Plattform Formsache werden bei einem deutschen Hosting-Anbieter gehostet. Die Server befinden sich ausschließlich in Deutschland.

Der Einsatz des Hosting-Anbieters erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen Darstellung unserer Website und Bereitstellung unserer Plattform. Ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag liegt vor.

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website und in der Plattform Formsache ist:

Manuel Hilgert Birkenstr. 3 85414 Kirchdorf an der Amper Telefon: 0160 6048488 E-Mail: manuel@fs-sys.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben.

Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Bei Einwilligung in die Verarbeitung besonderer Datenkategorien erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Ist die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ferner verarbeiten wir Ihre Daten, sofern dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Datenverarbeitung kann ferner auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit arbeiten wir mit verschiedenen externen Stellen zusammen. Dabei ist teilweise eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an diese externen Stellen erforderlich. Wir geben personenbezogene Daten nur an externe Stellen weiter, wenn dies im Rahmen einer Vertragserfüllung erforderlich ist, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind oder wenn wir ein berechtigtes Interesse haben. Wenn wir externe Stellen mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beauftragen (Auftragsverarbeitung), geschieht dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen (Art. 21 DSGVO)

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Die jeweilige Rechtsgrundlage, auf denen eine Verarbeitung beruht, entnehmen Sie dieser Datenschutzerklärung. Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) Promenade 18 91522 Ansbach https://www.lda.bayern.de

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Auskunft, Berichtigung und Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden.

4. Datenerfassung auf dieser Website

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Optimierung seiner Website — hierzu müssen die Server-Log-Dateien erfasst werden.

Webanalyse mit Matomo

Diese Website nutzt den Open-Source-Webanalysedienst Matomo.

Matomo wird auf unseren eigenen Servern betrieben (self-hosted unter analytics.fs-sys.de). Die Analysedaten werden nicht an Dritte weitergegeben und verbleiben vollständig auf unseren eigenen Servern in Deutschland.

Mit Matomo werden folgende Daten erfasst:

• Zwei Bytes der IP-Adresse des aufrufenden Systems (anonymisiert)
• Die aufgerufene Webseite
• Die Website, von der der Nutzer auf die aufgerufene Webseite gelangt ist (Referrer)
• Die Unterseiten, die von der aufgerufenen Webseite aus aufgerufen werden
• Die Verweildauer auf der Webseite
• Die Häufigkeit des Aufrufs der Webseite
• Browsertyp und Browserversion
• Betriebssystem

Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der anonymisierten Analyse des Nutzerverhaltens, um sein Webangebot zu optimieren.

Die durch Matomo erfassten Daten werden nicht mit anderen personenbezogenen Daten zusammengeführt. Die IP-Adressen werden anonymisiert (IP-Masking), sodass eine Zuordnung zu einzelnen Nutzern nicht möglich ist.

Kontaktformular

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Zwingende gesetzliche Bestimmungen — insbesondere Aufbewahrungsfristen — bleiben unberührt.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von "http://" auf "https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

5. Datenverarbeitung in der Plattform Formsache

Beschreibung der Plattform

Formsache ist eine SaaS-Plattform zur digitalen Formular- und Mitgliederverwaltung für Vereine. Vereine können über die Plattform Formulare erstellen, Mitgliedsanträge verwalten und Dokumente digital verarbeiten.

Rolle als Auftragsverarbeiter

Bei der Nutzung der Plattform Formsache durch Vereine agieren wir als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Der jeweilige Verein ist der Verantwortliche für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten seiner Mitglieder und Formulareinreicher. Mit jedem Verein, der Formsache nutzt, schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab.

Art der verarbeiteten Daten

Im Rahmen der Plattformnutzung können folgende Daten verarbeitet werden:

• Kontodaten des Vereins: E-Mail-Adresse, Vereinsname, Ansprechpartner
• Formulardaten: Die vom Verein konfigurierten Formularfelder und die von Einreichern ausgefüllten Daten (Name, Adresse, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Bankverbindung für SEPA-Mandate, digitale Unterschriften und weitere vom Verein definierte Felder)
• Nutzungsdaten: Login-Zeitpunkte, Aktionen innerhalb der Plattform

Automatische Löschung

Eingereichte Formulardaten werden nach 60 Tagen automatisch gelöscht. Formsache ist als Durchlaufsystem konzipiert — Daten werden nicht dauerhaft archiviert. Vereine können Formulare innerhalb dieses Zeitraums herunterladen und lokal speichern.

Zahlungsabwicklung

Die Zahlungsabwicklung für Abonnements erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irland). Im Rahmen der Zahlungsabwicklung werden die hierfür erforderlichen Daten an Stripe weitergegeben. Stripe verarbeitet die Daten als eigenständiger Verantwortlicher. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe unter https://stripe.com/de/privacy.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

E-Mail-Versand

Wir versenden transaktionale E-Mails (z. B. Login-Links, Benachrichtigungen über neue Formulareinreichungen, Erinnerungen). PDF-Dateien werden aus Sicherheitsgründen nicht als Anhang versendet, sondern über zeitlich begrenzte Download-Links bereitgestellt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

KI-gestützte Formularanreicherung

Formsache bietet optional eine KI-gestützte Analyse hochgeladener PDF-Formulare, um automatisch Formularfelder zu erkennen. Die Verarbeitung erfolgt über eine externe KI-Schnittstelle (Anthropic API). Dabei werden ausschließlich die Strukturdaten des Formulars (keine personenbezogenen Daten der Formulareinreicher) übermittelt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die Funktion ist optional und muss vom Verein aktiv genutzt werden.

6. Cookies

Technisch notwendige Cookies

Unsere Plattform Formsache verwendet ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies zur Authentifizierung. Diese Cookies sind für den Betrieb der Plattform erforderlich und können nicht deaktiviert werden.

Cookie	Zweck	Laufzeit
Session-Cookie	Authentifizierung und Sitzungsverwaltung	7 Tage

Rechtsgrundlage für technisch notwendige Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Matomo Analytics

Matomo kann Cookies setzen, um wiederkehrende Besucher zu erkennen. Matomo wird auf unseren eigenen Servern betrieben, und die Daten verlassen Deutschland nicht. Die IP-Adressen werden anonymisiert.

7. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.