1. Geltungsbereich
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend "AGB") gelten für die Nutzung der SaaS-Plattform "Formsache" (nachfolgend "Plattform"), betrieben von:
Manuel Hilgert Birkenstr. 3 85414 Kirchdorf an der Amper E-Mail: manuel@fs-sys.de
(nachfolgend "Anbieter")
Die Plattform richtet sich an Vereine, Verbände und vergleichbare Organisationen (nachfolgend "Kunde"). Die Nutzung der Plattform setzt die Anerkennung dieser AGB voraus. Abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht anerkannt, es sei denn, der Anbieter stimmt deren Geltung ausdrücklich schriftlich zu.
2. Vertragsgegenstand
Der Anbieter stellt dem Kunden über das Internet eine webbasierte Softwarelösung (Software as a Service) zur digitalen Formular- und Mitgliederverwaltung bereit. Der Funktionsumfang ergibt sich aus der jeweiligen Leistungsbeschreibung auf der Website und dem gewählten Tarif.
Die Plattform umfasst insbesondere:
- Erstellung und Verwaltung digitaler Formulare
- Digitale Mitgliedsanträge und Mitgliederverwaltung
- SEPA-Mandatsverwaltung
- Formularlauf-Funktion (Massenversand)
- PDF-Generierung und digitale Unterschriften
- Eintragslisten für Veranstaltungen
Der Anbieter stellt die Plattform in der jeweils aktuellen Version zur Verfügung und entwickelt diese kontinuierlich weiter. Der Anbieter behält sich vor, den Funktionsumfang jederzeit zu erweitern oder anzupassen, sofern der vertraglich vereinbarte Funktionsumfang nicht wesentlich eingeschränkt wird.
3. Registrierung und Benutzerkonto
3.1 Registrierung
Die Nutzung der Plattform setzt eine Registrierung voraus. Bei der Registrierung ist eine gültige E-Mail-Adresse anzugeben. Der Kunde ist verpflichtet, wahrheitsgemäße Angaben zu machen und diese aktuell zu halten.
3.2 Zugangsdaten
Die Authentifizierung erfolgt über Magic Links (E-Mail-basiert) oder Passkeys (WebAuthn). Der Kunde ist dafür verantwortlich, den Zugang zu seiner E-Mail-Adresse und seinen Authentifizierungsmitteln vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Der Kunde haftet für alle Aktivitäten, die über sein Benutzerkonto vorgenommen werden, sofern er den Missbrauch nicht zu vertreten hat.
3.3 Nutzerrollen
Der Kunde kann innerhalb seines Kontos verschiedene Nutzer mit unterschiedlichen Rollen und Berechtigungen anlegen (z. B. Admin, Editor, Viewer). Der Kunde ist für die ordnungsgemäße Vergabe und Verwaltung der Rollen verantwortlich.
4. Testzeitraum
Der Anbieter kann dem Kunden einen kostenlosen Testzeitraum von 30 Tagen gewähren. Während des Testzeitraums stehen die Funktionen des gewählten Tarifs vollumfänglich zur Verfügung. Nach Ablauf des Testzeitraums wird das Konto deaktiviert, sofern kein kostenpflichtiger Tarif gewählt wurde. Die im Testzeitraum erfassten Daten bleiben für eine angemessene Übergangsfrist erhalten.
5. Leistungsumfang und Verfügbarkeit
5.1 Leistungsumfang
Der konkrete Leistungsumfang richtet sich nach dem vom Kunden gewählten Tarif. Die Tarife unterscheiden sich insbesondere in:
- Anzahl der aktiven Formularvorlagen
- Anzahl der Formulareinreichungen pro Monat
- Speicherplatz
- KI-Kontingent für Formularanreicherung
5.2 Verfügbarkeit
Der Anbieter bemüht sich um eine möglichst unterbrechungsfreie Verfügbarkeit der Plattform. Der Anbieter garantiert eine durchschnittliche jährliche Verfügbarkeit von 99 % bezogen auf den jeweiligen Kalendermonat. Hiervon ausgenommen sind Zeiten, in denen die Plattform aufgrund von technischen oder sonstigen Problemen, die nicht im Einflussbereich des Anbieters liegen (höhere Gewalt, Verschulden Dritter usw.), nicht erreichbar ist, sowie geplante Wartungsarbeiten.
5.3 Wartung
Geplante Wartungsarbeiten werden dem Kunden nach Möglichkeit mindestens 48 Stunden im Voraus angekündigt und vorzugsweise in nutzungsarme Zeiten gelegt.
6. Pflichten des Kunden
6.1 Rechtmäßige Nutzung
Der Kunde verpflichtet sich, die Plattform nur für rechtmäßige Zwecke zu nutzen und keine Inhalte zu verbreiten, die gegen geltendes Recht verstoßen.
6.2 Datenschutzverantwortung
Der Kunde ist als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten, die er über die Plattform erhebt, verantwortlich. Dies umfasst insbesondere:
- Die Einholung erforderlicher Einwilligungen von Formulareinreichern
- Die Information der betroffenen Personen gemäß Art. 13/14 DSGVO
- Die Erfüllung von Betroffenenrechten (Auskunft, Löschung etc.)
- Die Sicherstellung einer rechtmäßigen Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
6.3 Sicherungspflicht
Der Kunde ist dafür verantwortlich, die über die Plattform verarbeiteten Daten innerhalb des 60-Tage-Zeitraums herunterzuladen und lokal zu sichern. Formsache ist ein Durchlaufsystem — Formulardaten werden nach 60 Tagen automatisch gelöscht.
6.4 Missbrauchsverbot
Der Kunde darf die Plattform nicht missbräuchlich nutzen, insbesondere nicht:
- Die Plattform für den Massenversand von unerwünschten Nachrichten (Spam) verwenden
- Automatisierte Zugriffe durchführen, die die Plattform übermäßig belasten
- Sicherheitsmechanismen umgehen oder testen (außer im Rahmen einer vereinbarten Sicherheitsüberprüfung)
- Die Plattform Dritten zur Nutzung überlassen, die nicht dem Verein angehören
7. Preise und Zahlung
7.1 Preise
Die aktuell gültigen Preise ergeben sich aus der Preisübersicht auf der Website. Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer, sofern nicht anders angegeben.
7.2 Zahlungsweise
Die Zahlung erfolgt im Voraus per Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift über den Zahlungsdienstleister Stripe. Die Abrechnung erfolgt monatlich oder jährlich, je nach gewähltem Abrechnungszeitraum.
7.3 Zahlungsverzug
Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zur Plattform nach vorheriger Mahnung mit angemessener Fristsetzung einzuschränken oder zu sperren. Die Verpflichtung des Kunden zur Zahlung der ausstehenden Beträge bleibt davon unberührt.
7.4 Preisänderungen
Der Anbieter behält sich vor, die Preise mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 30 Tagen zum nächsten Abrechnungszeitraum anzupassen. Der Kunde hat in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Preisänderung.
8. Laufzeit und Kündigung
8.1 Vertragslaufzeit
Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und kann von beiden Seiten mit einer Frist von 30 Tagen zum Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums gekündigt werden.
8.2 Kündigungsform
Die Kündigung kann per E-Mail an manuel@fs-sys.de oder über die Kontofunktionen in der Plattform erfolgen.
8.3 Außerordentliche Kündigung
Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Parteien unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn:
- Der Kunde trotz Mahnung mit der Zahlung länger als 30 Tage in Verzug ist
- Der Kunde die Plattform nachhaltig missbräuchlich nutzt
- Der Kunde wesentlich gegen diese AGB verstößt
8.4 Folgen der Kündigung
Nach Kündigung wird der Zugang zur Plattform nach Ablauf einer Übergangsfrist von 30 Tagen gesperrt. Während der Übergangsfrist kann der Kunde seine Daten exportieren. Nach Ablauf der Übergangsfrist werden alle Kundendaten unwiderruflich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
9. Haftung
9.1 Haftungsbeschränkung
Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.
Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten). In diesem Fall ist die Haftung auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.
9.2 Haftung für Datenverlust
Angesichts der automatischen Löschung nach 60 Tagen und der Sicherungspflicht des Kunden (Ziffer 6.3) haftet der Anbieter nur für schuldhaft verursachten Datenverlust und nur in dem Umfang, in dem der Schaden auch bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den Kunden entstanden wäre.
9.3 Haftungshöchstgrenze
Die Haftung des Anbieters ist — soweit zulässig — auf den Betrag begrenzt, den der Kunde in den 12 Monaten vor dem schadenbegründenden Ereignis an den Anbieter gezahlt hat.
10. Datenschutz und Auftragsverarbeitung
Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden im Sinne von Art. 28 DSGVO. Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der Bestandteil dieses Vertrages ist und unter /avv abrufbar ist.
Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
11. Geistiges Eigentum
11.1 Rechte des Anbieters
Alle Rechte an der Plattform, einschließlich des Quellcodes, der Designs und der Dokumentation, verbleiben beim Anbieter. Der Kunde erhält ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht für die Dauer des Vertrags.
11.2 Rechte des Kunden
Die vom Kunden in die Plattform eingebrachten Inhalte und Daten verbleiben im Eigentum des Kunden. Der Anbieter erhält ein Recht zur Verarbeitung dieser Daten nur im Rahmen der Vertragserfüllung.
12. Änderung der AGB
Der Anbieter behält sich vor, diese AGB mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 30 Tagen zu ändern. Die Änderung wird dem Kunden per E-Mail mitgeteilt. Widerspricht der Kunde der Änderung nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Mitteilung, gelten die geänderten AGB als akzeptiert. Der Anbieter wird den Kunden in der Änderungsmitteilung auf die Bedeutung der 30-Tage-Frist und das Widerspruchsrecht gesondert hinweisen.
13. Schlussbestimmungen
13.1 Anwendbares Recht
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
13.2 Gerichtsstand
Sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, ist Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag der Sitz des Anbieters.
13.3 Salvatorische Klausel
Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam oder undurchführbar sein oder nach Vertragsschluss unwirksam oder undurchführbar werden, bleibt die Wirksamkeit des Vertrages im Übrigen unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung soll diejenige wirksame und durchführbare Regelung treten, deren Wirkungen der wirtschaftlichen Zielsetzung am nächsten kommen, die die Vertragsparteien mit der unwirksamen bzw. undurchführbaren Bestimmung verfolgt haben.
13.4 Schriftform
Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Textform (E-Mail genügt).