Der Formular-Editor im Detail

Überblick

Nachdem ihr ein ausfüllbares PDF hochgeladen habt, landet ihr im Formular-Editor. Hier legt ihr fest, wie euer Formular funktioniert: Welche Felder gibt es, wer füllt was aus, was ist Pflicht, wer muss unterschreiben – und in welcher Reihenfolge.

Dieser Artikel erklärt jeden Bereich im Detail. Wir nehmen als Beispiel einen Passantrag – das ist eins der komplexesten Vereinsformulare und zeigt alle Möglichkeiten von Formsache.

Den Editor öffnen

1. Navigiert zu Formulare in der Seitenleiste
2. Klickt bei eurem Formular auf Bearbeiten

[Screenshot von der Formularliste mit dem "Bearbeiten"-Button]

Ihr seht jetzt die Bearbeitungsseite mit mehreren Bereichen:

• Allgemein – Name, Beschreibung, Abteilung, Status
• Felder – alle Formularfelder konfigurieren
• Pflichtgruppen – Felder gruppieren die zusammen ausgefüllt werden müssen
• Workflow – Gegenzeichnung einrichten
• Formular löschen – Formular deaktivieren oder entfernen

[Screenshot von der Formular-Bearbeitungsseite mit allen Sektionen]

Allgemeine Einstellungen

Im oberen Bereich konfiguriert ihr die Grunddaten:

• Name – So heißt das Formular in eurer Übersicht und in E-Mails an Mitglieder
• Beschreibung – Interne Notiz für euch (z.B. "Passantrag BHV – Erstantrag")
• Kategorie – Zur Sortierung: Mitgliedschaft, Spielbetrieb, Finanzen oder Sonstiges
• Abteilung – Welcher Abteilung gehört das Formular? Bestimmt auch, wer es sehen und versenden darf
• Formular aktiv – Nur aktive Formulare können ausgefüllt werden
• Im Portal anzeigen – Soll das Formular im öffentlichen Formular-Portal eures Vereins sichtbar sein?

[Screenshot vom Allgemein-Bereich mit ausgefüllten Feldern]

Tipp: Aktiviert "Im Portal anzeigen" für Formulare die Mitglieder selbst finden sollen – z.B. den Aufnahmeantrag. Passanträge dagegen verschickt ihr besser gezielt per Formularlauf.

Die Feldliste

Klickt auf Felder, um die Liste aufzuklappen. Hier seht ihr alle Felder, die aus eurem PDF erkannt wurden.

[Screenshot von der aufgeklappten Feldliste mit verschiedenen Feldtypen]

Nach dem Upload hat die KI die Felder automatisch analysiert – ihr seht den Hinweis "KI-Analyse abgeschlossen. Felder wurden angereichert." Die KI hat dabei:

• Feldnamen vergeben (statt "Feld_1" z.B. "Vorname")
• Feldtypen zugeordnet (Text, Datum, Unterschrift, ...)
• Vorgeschlagen wer welches Feld ausfüllt (Mitglied, Erziehungsberechtigter, Verein)
• Pflichtfelder markiert

Wichtig: Die KI-Vorschläge sind Vorschläge. Prüft sie und passt sie an – besonders die Zuordnung "Ausgefüllt von" und die Pflichtfelder.

Feldtypen auf einen Blick

Jedes Feld in der Liste zeigt seinen Typ als farbiges Label:

Felder umsortieren

Links neben jedem Feld seht ihr Anfasser zum Verschieben (Drag-Handle) und Pfeile (nach oben / nach unten). Damit bestimmt ihr die Reihenfolge, in der Mitglieder die Felder sehen und ausfüllen.

Tipp: Die Reihenfolge der Felder in Formsache muss nicht der Reihenfolge im PDF entsprechen. Die Felder werden beim Ausfüllen in der Reihenfolge angezeigt, die ihr hier festlegt – im fertigen PDF landen die Werte aber an der richtigen Stelle.

Ein Feld bearbeiten

Klickt auf das Stift-Symbol neben einem Feld, um es zu bearbeiten. Es öffnet sich ein Inline-Editor:

[Screenshot vom geöffneten Feld-Editor für ein Textfeld "Name, Vorname"]

Feldtyp ändern

Links im Editor wählt ihr den Feldtyp aus dem Dropdown. Die verfügbaren Typen: Text, Mehrzeilig, Datum, E-Mail, Telefon, Zahl.

Manche Typen (Unterschrift, Checkbox, Bild-Upload, Überschrift, Hinweistext) werden beim Upload automatisch erkannt und können nachträglich nicht geändert werden.

Feldname

Der Feldname ist der Text, den das Mitglied beim Ausfüllen sieht. Die KI vergibt nach dem Upload automatisch beschreibende Namen. Prüft diese und passt sie an, wenn sie nicht stimmen.

Gute Feldnamen:

• "Name, Vorname" statt "Feld_12"
• "Geburtsdatum" statt "date_1"
• "Vereinsnummer" statt "field_org_id"

Der Feldname ist auch relevant für die Vorbefüllung per CSV bei Formularläufen: Wenn die CSV-Spalte denselben Namen hat wie das Feld, wird der Wert automatisch eingetragen.

Pflichtfeld

Die Checkbox "Pflichtfeld" bestimmt, ob das Feld ausgefüllt werden muss, bevor das Formular abgeschickt werden kann. Pflichtfelder werden in der Feldliste mit einem orangefarbenen Pflicht-Badge angezeigt.

Ausgefüllt von

Das ist die wichtigste Einstellung und die Stelle, an der die meisten Fragen aufkommen. "Ausgefüllt von" legt fest, wer ein Feld ausfüllen soll:

Warum ist das wichtig? Beim Passantrag füllt das Mitglied (Spieler) seine persönlichen Daten aus und unterschreibt. Dann unterschreiben die Eltern (bei Minderjährigen). Und zum Schluss unterschreibt der Verein und setzt den Stempel. Jede Partei sieht nur die Felder, die sie ausfüllen soll – der Rest ist vorausgefüllt und schreibgeschützt.

[Screenshot vom Feld-Editor eines Unterschriftsfelds mit "Ausgefüllt von: Mitglied"]

Vorbelegung

Das Feld "Vorbelegung" erlaubt einen Standardwert, der beim Öffnen des Formulars bereits eingetragen ist. Beispiel: Vereinsname im Feld "Antragstellender Verein".

Kein Vorab-Ausfüllen

Die Checkbox "Kein Vorab-Ausfüllen" verhindert, dass dieses Feld bei einem Formularlauf per CSV vorbefüllt wird. Sinnvoll für Felder, die das Mitglied bewusst selbst ausfüllen soll – z.B. eine Bestätigung oder eine Unterschrift.

Beispiel: Passantrag konfigurieren

Hier ein konkretes Beispiel, wie ein typischer Passantrag konfiguriert wird. Das zeigt, wie die verschiedenen Einstellungen zusammenspielen.

Felder des Vereins

Diese Felder füllt der Verein aus – entweder vorab (per Vorbelegung oder CSV) oder bei der Gegenzeichnung:

Felder des Mitglieds (Spieler)

Diese Felder füllt das Mitglied (der Spieler) aus:

Unterschriften – der Kern des Passantrags

Beim Passantrag müssen drei Parteien unterschreiben. Das konfiguriert ihr über die "Ausgefüllt von"-Einstellung der Unterschriftsfelder:

1. Unterschrift der Spielerin/des Spielers – Ausgefüllt von: Mitglied, Pflichtfeld
2. Unterschrift d. Personensorgeberechtigten – Ausgefüllt von: Erziehungsberechtigter (nur bei Minderjährigen)
3. Unterschrift des Vereinsvertreters und Stempel – Ausgefüllt von: Verein, Pflichtfeld

[Screenshot von der Feldliste im Bereich der drei Unterschriftsfelder – Spieler (Mitglied), Eltern (Erziehungsber.), Verein]

So läuft es dann ab:

1. Der Spieler (bzw. bei Minderjährigen die Eltern) öffnet den Link, füllt die Daten aus und unterschreibt – bei Minderjährigen erscheinen die Eltern-Felder direkt mit im selben Formular
2. Der Verein bekommt den Vorgang in seine Gegenzeichnungs-Liste, prüft, unterschreibt und stempelt
3. Das fertige PDF mit allen Unterschriften steht zum Download bereit

Passfoto

Beim Passantrag braucht der Verband oft ein Passfoto. Formsache unterstützt Bild-Uploads mit konfigurierbarem Bildausschnitt:

Das Mitglied kann ein Foto aufnehmen oder hochladen. Formsache optimiert das Bild automatisch auf die zulässige Dateigröße – Schluss mit "Datei zu groß" beim Verband.

Gegenzeichnung einrichten

Im Bereich Workflow aktiviert ihr die Gegenzeichnung:

1. Setzt den Haken bei "Gegenzeichnung erforderlich"
2. Wählt, wer gegenzeichnen darf:
   • Admin – Vereinsadministratoren
   • Manager – Vereinsmanager
   • Abteilung – Abteilungsleiter der zugehörigen Abteilung
3. Klickt auf Workflow speichern

[Screenshot vom Workflow-Bereich mit aktivierter Gegenzeichnung]

Wenn die Gegenzeichnung aktiviert ist, läuft jede Einreichung dieses Formulars durch den Workflow:

1. Mitglied füllt aus und schickt ab
2. Vorgang erscheint unter Vorgänge mit Status "Gegenzeichnung"
3. Berechtigte Personen sehen den Vorgang und können gegenzeichnen (= Vereinsunterschrift + Stempel setzen)
4. Nach der Gegenzeichnung: Status wechselt zu "Abgeschlossen", PDF steht zum Download bereit

Tipp: Aktiviert die Gegenzeichnung immer dann, wenn der Verein auf dem Formular unterschreiben oder stempeln muss. Das ist typisch für Passanträge, Aufnahmeerklärungen und Abmeldungen.

Vorgänge verwalten

Jedes ausgefüllte Formular erzeugt einen Vorgang. Unter Vorgänge in der Seitenleiste seht ihr alle Einreichungen:

[Screenshot von der Vorgänge-Übersicht mit Filtern]

Ihr könnt filtern nach:

• Status – Entwurf, Eingereicht, Gegenzeichnung, Abgeschlossen, Löschung geplant
• Formular – Welches Formular wurde ausgefüllt?
• Abteilung – Welcher Abteilung gehört das Formular?
• Zeitraum – Letzte 7/30/90 Tage oder alle

Vorgang-Details

Klickt auf Details bei einem Vorgang, um alle Informationen zu sehen:

[Screenshot von den Vorgang-Details mit Absender, Dateien, Download-Status]

• Workflow-Status – In welchem Schritt befindet sich der Vorgang?
• Absender – Name und E-Mail des Mitglieds
• Dateien – ZIP herunterladen mit dem ausgefüllten PDF und allen Anhängen (z.B. Passfoto, Ausweiskopie)
• Download-Status – Wer hat die Dateien bereits heruntergeladen?
• Löschungszeitplan – Wann werden die Daten automatisch gelöscht?

Wichtig: Formsache ist eine Durchlaufstation. Nachdem alle Beteiligten die Dateien heruntergeladen haben, werden die Daten automatisch zur Löschung vorgemerkt. Ladet die PDFs rechtzeitig herunter!

Tipps für die Praxis

Feldnamen für CSV-Vorbefüllung

Wenn ihr Formulare per Formularlauf mit Vorbefüllung versenden wollt, achtet darauf, dass die Feldnamen exakt den Spaltenköpfen in eurer CSV-Datei entsprechen. Die KI vergibt oft gute Namen – prüft aber trotzdem:

• vorname ≠ Vorname (Groß-/Kleinschreibung beachten)
• name_vorname ≠ Name, Vorname (Sonderzeichen beachten)

Weniger ist mehr

Nicht jedes Feld im Original-PDF muss in Formsache ein Pflichtfeld sein. Überlegt bei jedem Feld:

• Muss das Mitglied das wirklich ausfüllen?
• Kann der Verein das Feld vorbelegen?
• Ist das Feld für diesen Prozess überhaupt relevant?

Felder die nicht relevant sind, könnt ihr mit dem X-Button aus der Feldliste entfernen. Sie werden dann im digitalen Formular nicht angezeigt, im PDF bleiben sie leer.

Originalfelder wiederherstellen

Habt ihr beim Konfigurieren Felder gelöscht oder falsch benannt? Mit "Originalfelder wiederherstellen" setzt ihr die Feldliste auf den Stand nach dem PDF-Upload zurück – inkl. der KI-Analyse.