Wie funktionieren digitale Unterschriften?

Formsache nutzt handschriftliche digitale Unterschriften – Mitglieder unterschreiben direkt auf dem Bildschirm, mit dem Finger auf dem Handy oder mit der Maus am PC. Die Unterschrift wird als Bild erfasst und fest in das fertige PDF-Dokument eingebettet.

Zusätzlich zur sichtbaren Unterschrift speichert Formsache:

  • Zeitstempel – wann genau unterschrieben wurde
  • IP-Adresse – für die Nachvollziehbarkeit
  • Gerätetyp – Handy, Tablet oder Desktop
  • Eindeutige Signatur-ID – zur zweifelsfreien Zuordnung

Diese Metadaten werden mit dem Dokument verknüpft und können bei Bedarf als Nachweis dienen.

Unterschreiben am Handy, Tablet und PC

Das Unterschriftsfeld passt sich automatisch an das Gerät an:

  • Smartphone: Mitglieder unterschreiben mit dem Finger direkt auf dem Touchscreen
  • Tablet: Ideal für Unterschriften – großer Bildschirm, Finger oder Stift (Apple Pencil, S Pen etc.)
  • Desktop/Laptop: Unterschrift mit der Maus oder dem Trackpad

Tipp: Für die beste Unterschriftsqualität empfehlen wir ein Tablet mit Stift. Aber auch Finger-Unterschriften auf dem Handy sind vollkommen gültig.

Wer unterschreibt was?

In Formsache hat jedes Unterschriftsfeld eine Zuordnung "Ausgefüllt von". Damit legt ihr fest, wer an welcher Stelle unterschreibt:

Ausfüller Wann sichtbar Typisches Beispiel
Mitglied Beim Ausfüllen des Formulars Spieler unterschreibt den Passantrag
Erziehungsberechtigter Wenn der Spieler minderjährig ist Eltern unterschreiben die Einverständniserklärung
Verein Bei der Gegenzeichnung Vorstand unterschreibt und stempelt

Die Zuordnung konfiguriert ihr im Formular-Editor – pro Unterschriftsfeld einzeln.

Gegenzeichnung durch den Verein

Viele Vereinsformulare brauchen neben der Mitglieds-Unterschrift auch eine Unterschrift des Vereins – und oft einen Vereinsstempel. Das ist die Gegenzeichnung.

Wie funktioniert die Gegenzeichnung?

  1. Das Mitglied füllt das Formular aus und unterschreibt – bei Minderjährigen erscheinen die Eltern-Felder direkt mit
  2. Der Vorgang erscheint unter Vorgänge mit Status "Gegenzeichnung"
  3. Eine berechtigte Person öffnet den Vorgang und klickt auf Gegenzeichnen
  4. Sie füllt die Vereins-Felder aus (z.B. Vereinsnummer), unterschreibt und bestätigt
  5. Der Vereinsstempel wird automatisch auf das PDF gesetzt (falls in den Einstellungen hinterlegt)
  6. Das fertige PDF mit allen Unterschriften und Stempel steht zum Download bereit

Gegenzeichnung aktivieren

Im Formular-Editor unter Workflow:

  1. Haken setzen bei "Gegenzeichnung erforderlich"
  2. Festlegen wer gegenzeichnen darf: Admin, Manager und/oder Abteilung
  3. Workflow speichern

[Screenshot vom Workflow-Bereich mit aktivierter Gegenzeichnung und Rollen-Checkboxen]

Tipp: Aktiviert die Gegenzeichnung für Passanträge, Aufnahmeerklärungen und Abmeldungen – also überall wo der Verein offiziell unterschreiben muss.

Vereinsstempel einrichten

Den Stempel konfiguriert ihr einmalig unter Einstellungen → Organisation:

  1. Scrollt zum Bereich Vereinsstempel
  2. Ladet ein Foto eures Stempels hoch (Smartphone-Foto genügt)
  3. Formsache entfernt den weißen Hintergrund automatisch
  4. Der Stempel wird ab sofort bei jeder Gegenzeichnung auf das PDF gesetzt

[Screenshot vom Stempel-Upload-Bereich in den Einstellungen]

Beispiel: Passantrag mit drei Unterschriften

Der Passantrag ist das klassische Beispiel für ein Formular mit mehreren Unterschriften:

Schritt 1 – Spieler unterschreibt: Das Mitglied öffnet den Link, füllt Name, Geburtsdatum und Co. aus, unterschreibt im Unterschriftsfeld "Unterschrift der Spielerin/des Spielers".

Schritt 2 – Eltern unterschreiben (bei Minderjährigen): Ist der Spieler unter 18, erscheint automatisch das Feld "Unterschrift d. Personensorgeberechtigten" – direkt im selben Formular. In der Praxis füllen meistens die Eltern den Antrag sowieso aus.

Schritt 3 – Verein unterschreibt und stempelt: Der Vorgang landet in der Gegenzeichnungs-Liste. Der Abteilungsleiter oder Admin öffnet ihn, prüft die Angaben, füllt ggf. die Vereinsnummer aus, unterschreibt und bestätigt. Der Stempel wird automatisch gesetzt.

Ergebnis: Ein fertiges PDF mit drei Unterschriften und Vereinsstempel – bereit zum Hochladen beim Verband.

[Screenshot von der Feldliste mit den drei Unterschriftsfeldern – Spieler (Mitglied), Eltern (Erziehungsber.), Verein+Stempel]

Rechtliche Einordnung

Digitale Unterschriften in Formsache entsprechen der einfachen elektronischen Signatur nach der eIDAS-Verordnung (EU Nr. 910/2014). Das ist die gängigste Form und für die allermeisten Vereinszwecke völlig ausreichend:

  • Aufnahmeerklärungen – ja, gültig
  • SEPA-Lastschriftmandate – ja, gültig (Banken akzeptieren einfache elektronische Signaturen)
  • Einverständniserklärungen – ja, gültig
  • Passanträge – ja, gültig (die Verbände akzeptieren digital unterschriebene Anträge)

Wichtig: Formsache bietet keine qualifizierte elektronische Signatur (QES) an. Für Verträge die gesetzlich die Schriftform erfordern (z.B. Arbeitsverträge) ist eine handschriftliche oder qualifizierte Signatur notwendig. Für den typischen Vereinsalltag ist die einfache elektronische Signatur aber in nahezu allen Fällen ausreichend.

Häufige Fragen

Kann ein Mitglied seine Unterschrift korrigieren? Ja – solange das Formular noch nicht abgeschickt wurde, kann die Unterschrift gelöscht und neu gesetzt werden.

Was passiert, wenn der Verein die Gegenzeichnung ablehnt? Die ablehnende Person kann einen Grund angeben. Das Mitglied wird benachrichtigt und kann das Formular bei Bedarf korrigieren und erneut einreichen.

Werden die Unterschriften im PDF angezeigt? Ja – alle Unterschriften werden als sichtbare Bilder in das finale PDF eingebettet, genau an der Position des jeweiligen Unterschriftsfeldes. Der Vereinsstempel ebenso.

Kann ich eine gespeicherte Unterschrift verwenden? Ja – bei der Gegenzeichnung können berechtigte Personen eine gespeicherte Unterschrift laden, statt jedes Mal neu zu unterschreiben.